前回は勝間和代さんの最新刊『勝間式ネオ・ライフハック１００』及びその出版記念講演会から、「頑張るを禁句にする」というテーマで、主に家事についての頑張らないポイントについて語りました。
で、今さらではあるのですが、私は家では料理だけでなくほとんどの家事を行わないので、そもそも家事をやらない人がそんなことを言っても説得力がないなと気付いた次第です笑。
それはさておき、今回は本題である「仕事についての頑張らないポイント」について語ってみたいと思います。
それはズバリ
「仕事をミスなくスピーディーに行うために大事なのは頑張ることではなく、仕組み化・環境整備」
だということです。
私がこの業界に入ってもう２０年になりますが、とにかく仕組み化・環境整備に注力してきました。
２０年前はまだ記帳代行というのが主流だったので、クライアントから資料を預かってこちらで入力をするという毎日でした。
で、最初のうちは先輩から担当先を引き継ぐのですが、しっかりと仕組み化されているところもあれば、全然仕組み化されていないところもあればとレベルがバラバラだったりします。
当然仕組み化されているところであれば入力もサクサクできますし、ミスも起きづらいです。
逆に全然仕組み化されていないと入力自体に時間がかかりますし、ミスがあっても分かりづらいため、後から「あちゃ～」となってしまう確率が上がります。
新人の頃はまずは仕事を覚えるのに精一杯で、仕組み化というのは頭にありませんでしたが、そのうち
「毎月同じ作業をするんだったら、少しでも短い時間で作業できた方がいいし、ミスを起こしたらシャレにならないから、少しでもミスが起きづらい仕組みを作ろう」
と思うようになり、自分で工夫したり、クライアントに資料の準備の仕方などについてお願いしたりと環境整備をするようになりました。
もしかすると「そういうことをするのは当たり前なんじゃないの？」と思う方もいるかもしれませんが、やっぱりズボラな人はそういうことをやろうという発想にならないものなんですよ。
そういう人はどうするのかというと「頑張る」わけです。
残業したり休日出勤したりして「忙しい、忙しい」と言っているのですが、これこそまさに「頑張るポイントを間違っている」と言わざるを得ません。
だいたいそうやって余裕のない状態で非効率的に作業をすることはミスを誘発するだけですし。
頑張るべきは仕組み化・環境整備で、後の作業は涼しい顔して業務時間内で淡々と作業すれば良いのです。
ということで、私も勤務時代は「宮治さんって淡々と仕事しますよね」とよく言われましたが、淡々と仕事をしたいのです。
仕組み化・環境整備のポイントは
・ちょっとしたツールを活用する
・お金がかかってもいいからツールやシステムを導入する
・人の力を借りる
となります。
まずは無料でも使えるツールは沢山ありますから、まずはそういうツールで仕組み化をできないか考える。
それでは不十分で、でも有料のツールで仕組み化ができるのであればお金をケチらない。
それでも対応できないものであれば人の力を借りる（外注する、人を雇う）という順番になります。
中小企業の経営者の中には
「そんなお金がかかるぐらいなら社員にやらせる」
と言ってマンパワーで対応しようという人もいますが、ツールがミス無く効率よくやってくれる作業をわざわざ人にやらせますか？
また、人件費は「とても高い費用」だということは認識いただいた方がいいと思います。
ということで、勝間さんの最新刊『勝間式ネオ・ライフハック１００』は仕事のことだけではありませんが、アフターコロナ時代に圧倒的に自由で快適な未来を手に入れるためのヒントが沢山書かれた１冊となりますので、オススメです。
